Using Files Video - IBM Connections 3.0.1

Find out how you can upload and share your files, and collaborate on files shared with you.

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Using Files - English Transcript

1. Introduction

Step	Audio	Onscreen action
1.1	Files provides a simple way to share and collaborate on files without using email.	Welcome screen displays.

2: Finding and sorting files

Step	Audio	Onscreen action
2.1	You can see files you've added in the My Files view.	Show the My Files view.
2.2	Click other views to see files people shared with you, files you shared, and files people have made public.	Click Shared With Me, Shared By Me, Public Files, and then My Files again.
2.3	Click a tag in any view to show files marked with that tag.	In My Files click a tag.
2.4	Use filters to narrow the list of files.	Expand the Sharing and Date updated filters, then click with everyone (public). Then click the x on the tag widget to remove it.
2.5	Customize the columns shown in a view.	Click Customize, select Created by, and click Show. Focus on new Created by column.

3. Uploading, pinning, and throwing away files

Step	Audio	Onscreen action
3.1	To add a new file, click Upload a File.	Click Upload a File.
3.2	When you upload a file you can choose to keep it private, share it, or make it public. We'll keep this file private for now.	Browse for a local file, type a name, add tags, and pause near the sharing choices, but leave it No one. Then click Upload.
3.3	You can download a file, edit it, and then upload it as a new version. You can see all of the file's versions.	Click Download this file, select Save file, then click Cancel. Click Upload New Version, then click Cancel. Click the Versions tab.
3.4	If you use a file frequently, pin it. It's then shown in the Pinned Files view so you can find it easily.	Click the pin icon. Click the Pinned Files view.
3.5	When you no longer need a file move it to the trash. When you move a file to the trash and the file is hidden from people you shared it with.	Open the file and click More Actions->Move to Trash, then click OK. Click the Trash view.
3.6	You can restore or delete a file from the trash.	Click the arrow button to show Restore/Delete dropdown.
3.7	Everyone has a limit to the amount of space their files can take up. When you reach your limit you can delete files from the trash to make space.	Click My Files, then focus on the space limit information in the lower right corner.

4. Sharing and following files

Step	Audio	Onscreen action
4.1	When you're ready to share a file, click Share.	Open the file page and click Share.
4.2	Choose whether to share it with a few people, or make it public to share with everyone.	Select Public, then select People/Communities again.
4.3	You can share files with people or with communities. Select an access level, and to find someone, start typing their name or email address, and then select them.	Click People/Communties to show dropdown, but leave it a Person. Click Reader/Editor to show dropdown, and select Editor. Start typing “De” and then select Dennis Michaels. Click Share.
4.4	You can get updates on files you're interested in following.	Click Public Files, open a file, and click Follow. Click My Files.

5. Creating folders and adding files

Step	Audio	Onscreen action
5.1	Organize files by creating folders and adding files to them.	Click New Folder. Type the name Sales.
5.2	You can share folders like you can share files. You can choose to keep them private, share them, or make them public. We'll keep this folder private for now.	Pause near the sharing area, but leave it on No one. Click Save. Click My Folders.
5.3	Adding files to folders is simple.	Open the Sales folder and click Add Files. Select a sales file and click Add Files.

6. Closing

6.1	Thank you for watching this demo.	Display the closing screen.
6.2	For more information about using Files, click Help in the product.	Display the replay button. © Copyright IBM Corporation 2010.

Using Files - French Transcript

Bienvenue

Pour afficher la transcription dans une autre langue, sélectionnez celle-ci dans la liste Translate Page dans l'en-tête de cette page.

Tableau 1. Bienvenue

Etape	Audio	Action illustrée à l'écran
1.1	Les fichiers constituent un moyen simple de partager et de collaborer sur des fichiers sans recourir au courrier électronique.	La page de bienvenue s'affiche. © Copyright IBM Corporation 2011.

Recherche et classement de fichiers
Tableau 2. Recherche et classement de fichiers

Etape	Audio	Action illustrée à l'écran
2.1	Vous pouvez voir les fichiers que vous avez ajoutés dans la vue Mes fichiers.	Affichage de la vue Mes fichiers.
2.2	Cliquez sur les autres vues pour voir les fichiers que d'autres personnes ont partagé avec vous, les fichiers que vous avez partagés, ainsi que les fichiers rendus publics.	Clic sur Partagés avec moi, Partagés par moi ou Fichiers publics, puis à nouveau sur Mes fichiers.
2.3	Cliquez sur une étiquette dans une vue pour afficher les fichiers marqués à l'aide de cette étiquette.	Clic sur une étiquette dans Mes fichiers.
2.4	Utilisez des filtres pour réduire la liste de fichiers.	Développement des filtres Partage et Date de mise à jour, puis clic sur avec tout le monde (public). Clic ensuite sur le x du widget d'étiquettes afin de le supprimer.
2.5	Personnalisez les colonnes affichées dans une vue.	Clic sur Personnaliser, sélection de Créé par, puis clic sur Afficher. Zoom sur la nouvelle colonne Créé par créée.

Téléchargement, fixation et suppression des fichiers
Tableau 3. Téléchargement, fixation et suppression des fichiers

Etape	Audio	Action illustrée à l'écran
3.1	Pour ajouter un nouveau fichier, cliquez sur Charger un fichier.	Clic sur Charger un fichier.
3.2	Lorsque vous téléchargez un fichier, vous pouvez choisir de conserver son caractère privé, de le partager, ou encore de le rendre public. Pour l'instant, nous conserverons le caractère privé de ce fichier.	Saisie d'un fichier local, saisie d'un nom, ajout d'étiquettes, pause près des options de partage, puis conservation de l'option Aucune personne. Clic ensuite sur Charger.
3.3	Vous pouvez télécharger un fichier, le modifier, puis le charger en tant que nouvelle version. Vous pouvez afficher l'ensemble des versions du fichier.	Clic sur Télécharger ce fichier, sélection de Enregistrer le fichier, puis clic sur Annuler. Clic sur Charger une nouvelle version, puis sur Annuler. Clic sur l'onglet Versions.
3.4	Si vous utilisez souvent un fichier, vous pouvez l'épingler. Il figure ensuite dans la vue Fichiers épinglés afin que vous puissiez le retrouver facilement.	Clic sur l'icône de fixation. Clic sur la vue Fichiers épinglés.
3.5	Lorsque vous n'avez plus besoin d'un fichier, placez-le dans la corbeille. Lorsque vous déplacez un fichier dans la corbeille, il n'est plus visible des personnes avec lesquelles vous le partagez.	Ouverture du fichier et clic sur Autres actions > Transférer vers la corbeille, puis clic sur OK. Clic sur la vue Corbeille.
3.6	Vous pouvez restaurer ou supprimer un fichier de la corbeille.	Clic sur le bouton fléché pour afficher la liste déroulante Restaurer/Supprimer.
3.7	Chaque utilisateur dispose d'un espace limité pour ses fichiers. Lorsque vous atteignez cette limite, vous pouvez supprimer des fichiers de la corbeille afin de créer de l'espace.	Clic sur Mes fichiers, puis zoom sur les informations relatives à la limite d'espace dans l'angle supérieur droit.

Partage et suivi des fichiers
Tableau 4. Partage et suivi des fichiers

Etape	Audio	Action illustrée à l'écran
4.1	Lorsque vous êtes prêt(e) à partager un fichier, cliquez sur Partager.	Ouverture du fichier et clic sur Partager.
4.2	Indiquez si vous voulez partager le fichier avec quelques personnes, ou si vous voulez le rendre public afin de le partager avec tout le monde.	Sélection de Public, puis à nouveau de Personnes/Communautés.
4.3	Vous pouvez partager des fichiers avec des personnes ou avec des communautés. Choisissez un niveau d'accès, et pour rechercher quelqu'un, entrez son non ou son adresse électronique, puis sélectionnez-le.	Clic sur Personnes/Communautés pour afficher le menu déroulant, puis conservation de l'option Personne. Clic sur Lecteur/Editeur pour afficher le menu déroulant, puis sélection de Editeur. Saisie de De puis sélection de Dennis Michaels. Clic sur Partager.
4.4	Vous pouvez obtenir des mises à jour sur les fichiers que vous souhaitez suivre.	Clic sur Fichiers publics, ouverture d'un fichier, puis clic sur Suivre. Clic sur Mes fichiers.

Création de dossiers et ajout de fichiers
Tableau 5. Création de dossiers et ajout de fichiers

Etape	Audio	Action illustrée à l'écran
5.1	Classez les fichiers en créant des dossiers et en leur ajoutant des fichiers.	Clic sur Nouveau dossier. Saisie du nom Sales.
5.2	Vous pouvez partager des dossiers tout comme vous le faites pour des fichiers. Vous pouvez conserver leur caractère privé, les partager, ou encore les rendre publics. Pour l'instant, nous conserverons le caractère privé de ce dossier.	Pause près de la zone de partage, puis conservation de l'option Aucune personne. Clic sur Enregistrer. Clic sur Mes dossiers.
5.3	Ajouter des fichiers dans les dossiers est une opération simple.	Ouverture du dossier Sales et clic sur Ajouter des fichiers. Sélection d'un fichier sales et clic sur Ajouter des fichiers.

Conclusion
Tableau 6. Conclusion

Etape	Audio	Action illustrée à l'écran
6.1	Merci d'avoir visionné cette démonstration.	L'écran de fermeture s'affiche.
6.2	Pour plus d'informations sur l'utilisation des Fichiers, cliquez sur Aide dans le produit.	L'écran de fermeture s'affiche.