Using Activities Video - IBM Connections 3.0.1

Find out how you can use an activity to organize content and track tasks related to a project goal.

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Using Activities - English Transcript

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1. Introduction

Step	Audio	Onscreen action
1.1	Activities provide users with a place to collect, organize, share, and reuse work related to a project goal.	Welcome screen displays.

2: Viewing activities

Step	Audio	Onscreen action
2.1	Enter your user name and password to log in to the Activities application.	Show the Activities log in page. Log in as LSuarez/passw0rd.
2.2	If someone has added you to an activity, that activity and any others that you belong to are displayed in the My Activities view.	Show the My Activities view.
2.3	This view includes standard and community activities. Standard activities are activities created using the Activities application. Community activities are activities created for use by a specific community only. You can identify a community activity by its label.	Highlight a community activity.
2.4	When opened, a community card is displayed. If you click a link in the community card, you leave the Activities application and the associated community is opened in the Communities application.	Open a community activity. Highlight the community card.
2.5	Need a reminder about which tasks are due when? Open the To Do List tab to see open to-do items from across your activities.	Click the To Do List tab.
2.6	You can organize the to-do list by those that you own, meaning those you created or that are assigned to you.	Highlight the My To Do Items view.
2.7	Or you can open the Incomplete To Do Items view to organize the list by those tasks that are incomplete across all your activities, not just your own tasks.	Open the Incomplete To Do Items view.
2.8	To get a feel for what your coworkers have been doing, open the Recent Updates tab. It lists the recent additions and changes that have been made to your activities.	Click the Recent Updates tab.

3. Finding activities

Step	Audio	Onscreen action
3.1	You can find activities by paging through the My Activities view.	Highlight the paging controls.
3.2	Or by clicking a tag to find activities associated with a given keyword.	Highlight the tag collection.
3.3	You can also use the Search bar to search activity titles and descriptions for a specific word.	Highlight the Search bar.
3.4	As your list of activities grows, you can better manage it by marking those activities of most importance to you as High Priority.	Click More>Prioritize>High Priority.
3.5	Then you can quickly find those activities by opening the High Priority view.	Highlight the High Priority view. Click to open it.
3.5	Another way to manage your activity list is to tune out of any activities you are no longer interested in. Activity prioritization settings are unique to each person; the person who added you to the activity is not informed when you tune out of it.	Click More>Prioritize>Mark as Tuned Out.
3.6	Such activities are removed from the My Activities view and are only available from the Tuned Out Activities view.	Highlight the Tuned out view. Click to open it.

4: Creating an activity

Step	Audio	Onscreen action
4.1	Click Start an Activity to create an activity.	From the My Activities view, click Start an Activity.
4.2	Complete the form. An activity title is required, but all other fields are optional.	Type Weekly Meeting Agenda in the Title field.
4.3	If you are not sure about what to type into a field, click the associated question mark icon to get help.	Click the ? Icon next to the Tags field. Add the tags agenda, team-meeting to the field.
4.4	Share the activity with a coworker by typing the person's name into the Members field. You can add the person as an owner or reader as well as an author. The people you add are automatically notified about the activity.	Add Natalie Olmos, Ted Amado, Gardner Raynes, and Frank Adams
4.5	You can add all the members of a community to the membership list of the activity by expanding Share with Communities, and then typing a community name into the field.	Expand Share with communities, and type Smart into the field, and then add Smart Business Community.
4.6	If you want to assign a due date to the activity, click the Due date field for the calendar control to be displayed.	Assign a Friday due date using the calendar control.
4.7	Click Save to create and open the activity.	Click Save.

5: Creating a custom entry

Step	Audio	Onscreen action
5.1	Now that you have created an activity, share ideas and information by adding entries to the activity. Click Add Entry.	Click Add Entry.
5.2	Give the entry a name, and optionally type in a description and add tags to make the entry easier to find later.	Name the field Status report.
5.3	To add a custom field, click Add Custom Fields, and then choose a field type to add.	Click Add Custom Fields>Date Field.
5.4	Fill in the custom field.	Pick the Friday.
5.5	Change the field label.	Rename the field to Week of:
5.6	You can add additional custom fields if you want.	Click Add Custom Fields>Person Field. Rename the field Submitted by: and add Laura Suarez to it.
5.7	Add a file to this entry by clicking Attach File.	Click Attach File. Browse for the file Renovations>Promotion Overview and click OK.
5.8	You can add more files to an entry by clicking Attach File multiple times.	Show that you can click Attach File again, but do not.
5.9	If you choose to add text to the Description field, you can use the toolbar to format it.	Add a list of accomplishments to this field: Finished the Promotion Outline (see attachment). Booked conference rooms for the annual sales meeting. Completed the EO training. Use the toolbar button to make this a bulleted list.
5.10	Select Notify people of this entry to send a notification to selected activity members.	Select the check box and then choose Ted Amado.
5.11	The entry is displayed in the activity after you save it. You can click Edit to make changes to it later.	Click Save. Highlight the entry in the activity.
5.12	Activity members can download your entry attachment by clicking the Download link.	Highlight the download link.

6: Adding tasks

Step	Audio	Onscreen action
6.1	Assign tasks to team members by creating to-do items. Click Add To Do Item.	Click Add To Do Item.
6.2	Enter the task information in the To Do field, and then click Save.	Type “Get research results from Vijay N.”
6.3	Saving it as-is creates a task that can be completed by anyone and opens the to-do item form so you can add another task.	Highlight the created to-do item.
6.4	To create a task and assign it to a specific person or give it a due date, enter the task information in the To Do field, and then expand More Options.	Enter “Fill out a status report” and then expand More Options. Assign the task to all but Ted. Mark its due date as Thursday.
6.5	When you are done adding tasks, click Cancel to close the to-do item form.	Click Cancel.

7: Adding a section

Step	Audio	Onscreen action
7.1	Creating sections is a great way to organize your activity. Click Add Section.	Click Add Section.
7.2	Type a section name, and then click Save.	Type “Status reports” and then click Save.
7.3	You can add new entries or to-do items to the section, or move existing entries to the section.	Highlight the Add entry links.
7.4	To move an item in an activity, click the move icon next to the entry and drag the entry to the new position.	Move the status report you created earlier to the Status reports section.
7.5	When you are done creating the activity, click the Activities tab to exit the current activity and return to the My Activities view.	Click the Activities tab.

7: Creating entry templates

Step	Audio	Onscreen action
7.1	If you have created a custom entry that you find yourself and others wanting to reuse, create an entry template from it.	Highlight the Status report entry.
7.2	Expand the entry of interest, and then click More Actions, and then choose Save as Entry Template.	Click More Actions>Save as Entry Template.
7.3	Name the entry template, and choose an icon to represent it. Click Save.	Name the template “Status report” and pick an icon. Click Save. Click Close to confirm the entry template creation.
7.4	When members access the activity, a new button is now available from the activity called Add from Entry Template. Members can click this button, and then choose the template you created.	Click Add from Entry Template>Create Status report.
7.5	The new entry form contains all the custom fields that you created.	Highlight the custom fields. Click Cancel.

8: Creating activity templates

Step	Audio	Onscreen action
8.1	If you have created an activity that you find yourself and others wanting to reuse, create an activity template from it.	Highlight the Weekly meeting agenda activity.
8.2	Open the activity of interest. Click the Activity Actions button, and then choose Copy as New Template.	Click Activity Actions>Copy as New Template.
8.3	Edit the template form to make any changes that you want, and then click Save.	Highlight the template form. Click Save.
8.4	You can add more entries to the template or start an activity from it.	Highlight the button options.
8.5	To see the template you just created and a list of other templates that are available for use, click the Activity Templates tab.	Click the Activity Templates tab.

9. Closing

Step	Audio	Onscreen action
9.1	Thank you for watching this demo.	Closing screen.
9.2	For more information about using Activities, click Help in the product.	Closing screen.

 

Using Activities - French Transcript

Bienvenue

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Tableau 1. Introduction

Etape	Titre	Action illustrée à l'écran
1.1	Les Activités permettent aux utilisateurs de collecter, d'organiser, de partager et de réutiliser des travaux pour mener à bien un projet.	L'écran de bienvenue s'affiche.

Affichage des activités
Tableau 2. Affichage des activités

Etape	Titre	Action illustrée à l'écran
2.1	Entrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour vous connecter à l'application Activités.	Affichage de la page de connexion à l'application Activités. Connexion en tant que LSuarez/passw0rd.
2.2	Si quelqu'un vous a ajouté à une activité, cette activité et toutes celles auxquelles vous appartenez s'affichent dans la vue Mes activités.	Affichage de la vue Mes activités.
2.3	Cette vue inclut les activités standard et les activités de communauté.Les activités standard sont les activités créées à l'aide de l'application Activités. Les activités de communauté sont les activités créées en vue d'être utilisées par une communauté spécifique uniquement. Vous pouvez identifier une activité de communauté par son libellé.	Mise en évidence d'une activité de communauté.
2.4	Lorsqu'une activité est ouverte, une carte de communauté s'affiche. Si vous cliquez sur un lien de la carte de communauté, vous quittez l'application Activités et la communauté associée est ouverte dans l'application Communautés.	Ouverture d'une activité de communauté. Mise en évidence de la carte de communauté.
2.5	Besoin d'un rappel de la date d'échéance de certaines tâches ? Cliquez sur l'onglet Liste des tâches afin de voir les tâches ouvertes au sein de vos activités.	Clic sur l'onglet Liste des tâches.
2.6	Vous pouvez organiser la liste de tâches en fonction de celles qui vous appartiennent, c'est-à-dire celles que vous avez créées ou qui vous sont affectées.	Mise en évidence de la vue Mes tâches.
2.7	Vous pouvez également ouvrir la vue Tâches non terminées pour organiser la liste en fonction des tâches non terminées au sein de vos activités, et pas seulement vos propres tâches.	Ouverture de la vue Tâches non terminées.
2.8	Pour avoir une idée de l'avancement des activités de vos collaborateurs, cliquez sur l'onglet Mises à jour récentes. Vous obtenez la liste des récents ajouts et modifications effectuées au niveau de vos activités.	Clic sur l'onglet Mises à jour récentes.

Recherche d'activités
Tableau 3. Recherche d'activités

Etape	Titre	Action illustrée à l'écran
3.1	Vous pouvez rechercher des activités en faisant défiler la vue Mes activités.	Mise en évidence des contrôles de pagination.
3.2	Vous pouvez également cliquer sur une étiquette pour rechercher les activités associées à un mot clé donné.	Mise en évidence de l'ensemble d'étiquettes.
3.3	Vous pouvez également utiliser la barre de recherche afin de rechercher un mot spécifique dans les titres et les descriptions d'activité.	Mise en évidence de la barre de recherche.
3.4	Au fur et à mesure de l'augmentation du nombre d'activités, vous pouvez améliorer la gestion des activités en appliquant la marque Priorité élevée aux activités qui vous semblent les plus importantes.	Clic sur Plus > Hiérarchiser > Priorité élevée.
3.5	Vous pouvez ensuite localiser rapidement ces activités en ouvrant la vue Priorité élevée.	Mise en évidence de la vue Priorité élevée. Clic pour l'ouvrir.
3.6	Une autre méthode de gestion de la liste d'activités consiste à désactiver les activités qui ne présentent plus pour vous aucun intérêt. Les paramètres de hiérarchisation des activités sont uniques à chaque personne ; la personne qui vous a ajouté à l'activité n'est pas informée lorsque vous désactivez cette dernière.	Clic sur Plus > Hiérarchiser > Marquer comme désactivé.
3.7	Ces activités sont retirées de la vue Mes activités et uniquement disponibles à partir de la vue Activités désactivées.	Mise en évidence de la vue Activités désactivées. Clic pour l'ouvrir.

Création d'une activité
Tableau 4. Création d'une activité

Etape	Titre	Action illustrée à l'écran
4.1	Cliquez sur Démarrer une activité pour créer une activité.	A partir de la vue Mes activités, clic sur Démarrer une activité.
4.2	Remplissez le formulaire. La saisie d'un titre d'activité est obligatoire, mais toutes les autres zones sont facultatives.	Saisissez Agenda de réunions hebdomadaire dans la zone Titre.
4.3	Si vous avez un doute sur la nature des données à entrer dans une zone, cliquez sur l'icône point d'interrogation associée afin d'obtenir de l'aide.	Clic sur l'icône ? en regard de la zone Etiquettes. Ajout des étiquettes agenda, réunion d'équipe à la zone.
4.4	Partagez l'activité avec un collaborateur en saisissant le nom de cette personne dans la zone Membres. Vous pouvez ajouter cette personne en tant que propriétaire, lecteur ainsi qu'auteur. Les personnes que vous ajoutez sont automatiquement informées de la nouvelle activité.	Ajout de Natalie Olmos, Ted Amado, Gardner Raynes et Frank Adams.
4.5	Pour ajouter tous les membres d'une communauté à la liste d'appartenance de cette activité, développez Partager avec les communautés, puis saisissez le nom d'une communauté dans la zone.	Développement de Partager avec les communautés, et saisie de "Smart" dans la zone, puis ajout de Smart Business Community.
4.6	Si vous voulez ajouter une date d'échéance à l'activité, cliquez sur la zone Date d'échéance afin que la commande de calendrier s'affiche.	Affectation de la date d'échéance Vendredi à l'aide de la commande de calendrier.
4.7	Cliquez sur Enregistrer pour créer et ouvrir l'activité.	Clic sur Enregistrer.

Création d'une entrée personnalisée
Tableau 5. Création d'une entrée personnalisée

Etape	Titre	Action illustrée à l'écran
5.1	Maintenant que votre activité est créée, partagez des idées et des informations en y ajoutant des entrées. Cliquez sur Ajouter une entrée.	Clic sur Ajouter une entrée.
5.2	Indiquez un nom pour l'entrée et, si vous le souhaitez, entrez une description et ajoutez des étiquettes pour la retrouver facilement par la suite.	Saisie du nom Status report dans la zone.
5.3	Pour ajouter une zone personnalisée, cliquez sur Ajouter des zones personnalisées et sélectionnez un type de zone.	Clic sur Ajouter des zones personnalisées > Zone de date.
5.4	Renseignez la zone personnalisée.	Sélection de Vendredi.
5.5	Modifiez l'étiquette de la zone.	Renommez la zone Semaine du :
5.6	Vous pouvez ajouter des zones personnalisées supplémentaires si vous le souhaitez.	Clic sur Ajouter des zones personnalisées > Zone de personne. Remplacement du nom de la zone par Soumis par : et ajout de Laura Suarez.
5.7	Ajoutez un fichier à cette entrée en cliquant sur Joindre un fichier.	Clic sur Joindre un fichier. Recherche du fichier Renovations>Promotion Overview et clic sur OK.
5.8	Vous pouvez ajouter d'autres fichiers à une entrée en cliquant plusieurs fois sur Joindre un fichier.	Démonstration que vous pouvez cliquer sur Joindre un fichier mais sans le faire.
5.9	Si vous choisissez d'ajouter du texte à la zone Description, vous pouvez le mettre en forme à l'aide de la barre d'outils.	Ajout d'une liste d'accomplissements à cette zone : Finished the Promotion Outline (see attachment). Booked conference rooms for the annual sales meeting. Completed the EO training. Utilisation du bouton de la barre d'outils pour définir une liste à puces.
5.10	Sélectionnez Signaler cette entrée aux personnes afin d'envoyer une notification aux membres sélectionnées d'une activité.	Sélectionnez la case à cocher et choisissez Ted Amado.
5.11	Une fois l'entrée enregistrée, elle apparaît dans l'activité. Vous pouvez cliquer sur Editer pour apporter des modifications par la suite.	Clic sur Enregistrer. Mise en évidence de l'entrée dans l'activité.
5.12	Les membres de l'activité peuvent télécharger la pièce jointe de votre entrée en cliquant sur le lien Télécharger.	Mise en évidence du lien de téléchargement.

Ajout de tâches
Tableau 6. Ajout de tâches

Etape	Titre	Action illustrée à l'écran
6.1	Affectez des tâches au membres d'une équipe en créant des tâches.Cliquez sur Ajouter une tâche.	Clic sur Ajouter une tâche.
6.2	Entrez les informations relatives à la tâche dans la zone Tâche, puis cliquez sur Enregistrer.	Saisie de Get research results from Vijay N.
6.3	La tâche ainsi enregistrée peut être exécutée par n'importe qui et le formulaire de tâches s'ouvre pour vous permettre d'ajouter une nouvelle tâche.	Mise en évidence de la tâche créée.
6.4	Pour créer une tâche et lui affecter une personne spécifique ou définir une date d'échéance, entrez les informations relatives à cette tâche dans la zone Tâche, puis développez Plus d'options.	Saisie de “Fill out a status report” puis développement de Plus d'options. Affectation de la tâche à tout le monde à l'exception de Ted. Définition de la date d'échéance sur Jeudi.
6.5	Lorsque vous avez terminé d'ajouter des tâches, cliquez sur Annuler pour fermer le formulaire des tâches.	Clic sur Annuler.

Ajout d'une section
Tableau 7. Ajout d'une section

Etape	Titre	Action illustrée à l'écran
7.1	Créer des sections est très pratique pour organiser vos activités. Cliquez sur Ajouter une section.	Clic sur Ajouter une section.
7.2	Entrez un nom de section puis cliquez sur Enregistrer.	Saisie de “Status reports” puis clic sur Enregistrer.
7.3	Vous pouvez ajouter de nouvelles entrées ou tâches à la section ou déplacer des entrées existantes dans la section.	Mise en évidence des liens Ajouter une entrée.
7.4	Pour déplacer un élément dans une activité, cliquez sur l'icône de déplacement en regard de l'entrée et faites-là glisser jusqu'à son nouvel emplacement.	Déplacement du rapport d'état que vous avez précédemment créé vers la section de rapports Statut.
7.5	Lorsque vous avez terminé de créer l'activité, cliquez sur l'onglet Activités pour quitter l'activité en cours et retourner dans la vue Mes activités.	Clic sur l'onglet Activités.

Création de modèles d'entrée
Tableau 8. Création de modèles d'entrée

Etape	Titre	Action illustrée à l'écran
8.1	Si vous avez créé une entrée personnalisée qui pourraient être réutilisée par d'autres personnes ou par vous-mêmes, créez un modèle d'entrée.	Mise en évidence de l'entrée Status report.
8.2	Développez l'entrée concernée, cliquez sur , puis choisissez Sauvegarder en tant que modèle d'entrée.	Clic sur Autres actions > Sauvegarder en tant que modèle d'entrée.
8.3	Attribuez un nom au modèle d'entrée, puis choisissez une icône qui le représentera. Cliquez sur Enregistrer.	Saisie du nom “Status report” et sélection d'une icône. Clic sur Enregistrer. Clic sur Fermer pour confirmer la création du modèle d'entrée.
8.4	Lorsque des membres accèdent à l'activité, un nouveau bouton intitulé Ajouter à partir du modèle d'entrée est alors disponible dans l'activité. Les membres peuvent cliquer sur ce bouton, puis choisir le modèle que vous avez créé.	Clic sur Ajouter à partir du modèle d'entrée>Ajouter un rapport de statut.
8.5	Le nouveau formulaire d'entrée contient toutes les zones personnalisées que vous avez créées.	Mise en évidence des zones personnalisées. Clic sur Annuler.

Création de modèles d'activité
Tableau 9. Création de modèles d'activité

Etape	Titre	Action illustrée à l'écran
9.1	Si vous avez créé une activité qui pourrait être réutilisée par d'autres personnes ou par vous-mêmes, créez un modèle d'activité.	Mise en évidence de l'activité Weekly meeting agenda.
9.2	Ouvrez l'activité concernée. Cliquez sur le bouton Actions d'activité, puis choisissez Copier comme un nouveau modèle.	Clic sur Actions d'activité > Copier comme un nouveau modèle.
9.3	Editez le modèle afin de lui apporter les modifications voulues, puis cliquez sur Enregistrer.	Mise en évidence du formulaire de modèle. Clic sur Enregistrer.
9.4	Vous pouvez ajouter d'autres entrées au modèle ou démarrer une activité à partir de ce dernier.	Mise en évidence des options de bouton.
9.5	Pour afficher le modèle que vous venez de créer ainsi que la liste des autres modèles disponibles pour utilisation, cliquez sur l'onglet Modèles d'activité.	Clic sur l'onglet Modèles d'activité.

Fermeture
Tableau 10. Fermeture

Etape	Titre	Action illustrée à l'écran
10.1	Merci d'avoir visionné cette démonstration.	Ecran de fermeture.
10.2	Pour plus d'informations sur l'utilisation des Activités, cliquez sur Aide dans le produit.	Ecran de fermeture.