Duration: 05:39 | Contains audio
This video shows the new and changed features in IBM Connections 4.5
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Table 1. Welcome
IBM Connections Content Manager 4.5 Add-on
Step | Caption | On-screen action |
1.1 | IBM Connections 4.5 together with IBM Connections Content Manager 4.5 adds features designed to make communities easier for you to share and manage content with community members and colleagues in your organization. | 1. An IBM Connections community is displayed. |
1.2 | You can now leverage enhanced social networking features integrated in the Connections applications. For example, @mention, liking, sharing, and commenting. | 1. A slide image is displayed. |
1.3 | Couple these social features with robust content management for files and libraries in your organization: file check-in/check-out, nested folders, metadata, versioning, draft reviews/approvals. | 1. A slide image is displayed. |
1.4 | And start a chain reaction by igniting collaboration across people and content in your organization. | 1. A slide image is displayed. |
1.5 | So, what's new? Community owners can now create content libraries directly from a community. These community libraries allow members to interact with content in a social and dynamic way as well as have better control over documents. | 1. From the appropriate community, click Community Actions.
2. Click Customize.
3. Select the Library widget.
4. Click Close Palette.
5. Multiple libraries in the navigation pane are highlighted. |
1.6 | Community owners can also establish a review cycle for the files in a library, so obtaining a final and approved version of a file is an easy and systematic process. | 1. Start from the Overview page of a community.
2. On the Library widget, click the Actions For button.
3. Click Edit.
4. In the Draft Review area, select the Require Review radio button.
5. Enter the reviewer's name in the Add Reviewers field.
6. Click Save.
7. Display a draft file that is checked out.
8. The Submit For Review option is highlighted. |
1.7 | With Owner or Editor access, you can check out the file from the library to create a draft, download and edit it, and then upload a new version. | 1. In the navigation pane of a community, click a library.
2. Click the appropriate file.
3. Click Check Out.
4. Position on Download.
5. Position on Upload New Version. |
1.8 | Members can see who has updated content at a glance. Owners and Editors can revert files to an earlier version. | 1. Click the Versions tab.
2. Position on Restore next to an old version. |
1.9 | When you check out a file, the file is locked, so multiple users cannot make updates at the same time. | 1. Display a file that another user has checked out.
2. The "Checked out by" message is highlighted. |
1.10 | Other users cannot upload an updated content until you upload and check in a new version. | 1. Display a file that the user has checked out.
2. Click Upload New Version.
3. Click Browse.
4. Locate and select the appropriate file.
5. Click Open.
6. Click Check In. |
1.11 | Community owners can set file-level access to the library to restrict who can edit, delete, and add content. This allows tighter control over who can modify sensitive content. | 1. Start from a file in the appropriate library.
2. Click the Sharing tab.
3. Add a user as an Editor.
4. Click OK. |
1.12 | Rich social features can improve content quality through enhanced feedback and collaboration. These social features include tagging, following, liking, and commenting. | 1. Position on Add Or Remove Tags.
2. From the More Actions drop-down, position on Follow.
3. Click Like.
4. Click the Comments tab. |
1.13 | If defined on the server and enabled by the community owner, members can use document types, which are properties associated with a file. | 1. On the Library widget, click the Actions For button.
2. Click Edit.
3. Position on the Document Types area. |
1.14 | The default document type is applied to all files uploaded to the library unless a different document type is chosen. | 1. Position on the Default Document Type area.
2. Click Change.
3. Select the appropriate document type.
4. Click OK. |
1.15 | If Document Types are actively used in the community, the community owner can allow file owners and editors to change the default Document Type. | 1. Select the Allow Members To Change The Document Type On Files Added To This Library widget check box.
2. Click Save. |
1.16 | This makes it easier to find relevant documents later on. | 1. Show uploading a document to the library. |
1.17 | For example, suppose you want to search for all Funding Contract document types with the Group Sponsorship property. | 1. On the Home page, search for "contract". |
1.18 | In your search results, click the Funding Contract document type, then add the Group Sponsorship property to further refine the search. | 1. In the search results, click the Funding Contract document type.
2. Click Add Property in the left pane.
3. From the Property drop-down, select Funding Type.
4. From the next drop-down, select Group Sponsorship.
5. Click Apply. |
IBM Connections 4.5 Only Enhancements
Step | Caption | On-screen action |
2.1 | In IBM Connections 4.5, you can like status updates, for example, within a community. | 1. Start from the Status Updates page of a community.
2. Click the Like option on a comment. |
2.2 | You can also like forum topics and can now sort a list of forum topics by the number of likes. This helps you find the most popular content and discussion threads. | 1. Move to Forums in the community.
2. The Topics tab of the community forum is displayed.
3. The Sort By Likes option is highlighted. |
2.3 | Use @mention in your status updates and share your news directly with specific colleagues. Other users can also update the thread and participate in the conversation. | 1. From the Home page, open the Status Updates page.
2. In the What Are You Working On Right Now field, enter an @mention.
3. Click Post. |
2.4 | The @Username view provides a quick way to check for messages that are directed to you. | 1. Click @Username in the navigation pane. |
2.5 | Users can also manage ideas more efficiently, from concept to production, using Ideation Blogs. | 1. Start from the Overview page of a community.
2. Click Ideation Blog in the navigation pane. |
2.6 | View the open ideas that are still available for voting. | 1. Click Open Ideas in the navigation pane. |
2.7 | Mark an idea as a duplicate and merge votes with the corresponding idea. This lets you narrow down the number of ideas and add votes for the same idea in one place. | 1. Click the appropriate idea.
2. From the More Actions drop-down, click Mark As Duplicate.
3. In the Find The Duplicate Idea field, enter the appropriate duplicate idea.
4. Click Save.
5. Click OK. |
2.8 | Export ideas from your community's Ideation Blog to a file. | 1. Click Ideation Blog Actions.
2. Click Export Ideas.
3. Select Save File.
4. Position on OK. |
2.9 | Ideas are now sorted by creation date by default, rather than by the number of votes. | 1. In the Sort By area, position on Date. |
2.10 | New enhancements have been added to the Activities application as well. | 1. Start from the My Activities page.
2. Click the appropriate activity. |
2.11 | When you edit an activity, entry, or to-do item, you can add custom fields, such as a link to a file or a folder. | 1. Click the appropriate entry.
2. Click Edit.
3. Click Add Custom Fields.
4. Pan the options.
5. Click Link To File.
6. Select the appropriate file.
7. Click OK. |
2.12 | You can also attach a file to the activity, entry, or to-do item. | 1. Click Attach File.
2. Position on Browse. |
Conclusion
Step | Caption | On-screen action |
3.1 | So start engaging in the power of social business with IBM Connections and IBM Connections Content Manager 4.5. | 1. A slide image is displayed. |
Tableau 1. Bienvenue
Quelles sont les nouveautés de la version 4.5 d'IBM Connections ?
Module complémentaire IBM Connections Content Manager 4.5
Étape | Sous-titrage | Action à l'écran |
1.1 | IBM Connections 4.5, en association avec IBM Connections Content Manager 4.5, offre des fonctionnalités conçues pour faciliter le partage et la gestion du contenu de vos communautés avec les autres membres et les collègues de votre organisation. | 1. Une communauté IBM Connections est affichée. |
1.2 | Vous pouvez maintenant tirer parti des fonctions de réseau social améliorées qui ont été intégrées dans les applications Connexions. Par exemple, les @Mentions, l'option «Recommander», la fonction de partage et les commentaires. | 1. Une image de diapositive est affichée. |
1.3 | Combinez ces fonctionnalités sociales avec une gestion de contenu robuste des fichiers et bibliothèques de votre organisation : réservation/restitution des fichiers, dossiers imbriqués, métadonnées, gestion des versions, révision/approbation des brouillons. | 1. Une image de diapositive est affichée. |
1.4 | Et démarrez une réaction en chaîne en incitant l'interaction entre les personnes et le contenu de votre organisation. | 1. Une image de diapositive est affichée. |
1.5 | Alors, qu'elles sont ces nouveautés ? Les propriétaires de communauté peuvent maintenant créer des bibliothèques de contenu, directement depuis une communauté. Ces bibliothèques de communauté permettent aux membres d'interagir avec le contenu de manière sociale et dynamique et de mieux contrôler des documents. | 1. Depuis une communauté, cliquez sur «Actions de la communauté».
2. Cliquez sur «Personnaliser».
3. Sélectionnez le widget «Bibliothèque».
4. Cliquez sur «Fermer la palette».
5. Plusieurs bibliothèques sont surlignées dans le volet de navigation. |
1.6 | Les propriétaires de communauté peuvent aussi établir un cycle de révision pour les fichiers d'une bibliothèque afin d'obtenir une version finale et approuvée du fichier, plus facilement et systématiquement. | 1. Démarrez sur la page «Présentation» d'une communauté.
2. Dans le widget «Bibliothèque», cliquez sur le bouton «Actions pour».
3. Cliquez sur «Editer».
4. Dans la zone «Révision de brouillon», sélectionnez le bouton d'option «Révision requise».
5. Saisissez le nom du réviseur dans le champ «Ajouter des réviseurs».
6. Cliquez sur «Enregistrer».
7. Affichez un fichier brouillon qui est réservé.
8. L'option «Soumettre pour révision» est surlignée. |
1.7 | Avec l'accès «Propriétaire» ou «Editeur», vous pouvez réserver un fichier de bibliothèque pour créer un brouillon, le télécharger et modifier, puis télécharger une nouvelle version. | 1. Dans le volet de navigation d'une communauté, cliquez sur une bibliothèque.
2. Cliquez sur un fichier.
3. Cliquez sur «Réserver».
4. Pointez sur «Télécharger».
5. Pointez sur «Télécharger une nouvelle version». |
1.8 | Les membres peuvent voir qui a mis à jour du contenu, en un seul coup d'œil. Les propriétaires et éditeurs peuvent rétablir une version plus ancienne d'un fichier. | 1. Cliquez sur l'onglet «Versions».
2. Pointez sur «Restaurer» en regard d'une ancienne version. |
1.9 | Quand vous réservez un fichier, il est verrouillé pour éviter que plusieurs utilisateurs le mettent à jour en même temps. | 1. Affichez un fichier qu'un autre utilisateur a réservé.
2. Le message «Réservé par» est surligné. |
1.10 | Les autres utilisateurs ne peuvent pas télécharger du contenu mis à jour tant que vous n'avez pas téléchargé et restitué une nouvelle version. | 1. Affichez un fichier que l'utilisateur a réservé.
2. Cliquez sur «Télécharger une nouvelle version».
3. Cliquez sur «Parcourir».
4. Situez et sélectionnez le fichier à télécharger.
5. Cliquez sur «Ouvrir».
6. Cliquez sur «Restituer». |
1.11 | Les propriétaires de communauté peuvent définir le niveau d'accès aux fichiers de bibliothèque pour limiter qui peut modifier, supprimer ou ajouter du contenu. Cela permet un contrôle plus serré des personnes pouvant modifier du contenu sensible. | 1. Démarrez depuis un fichier de bibliothèque.
2. Cliquez sur l'onglet «Partage».
3. Ajoutez un utilisateur en tant qu'éditeur.
4. Cliquez sur «OK». |
1.12 | Les riches fonctionnalités de réseau social peuvent améliorer la qualité du contenu grâce à une rétroaction et une collaboration améliorées. Ces fonctionnalités sociales incluent l'étiquetage, le suivi, les recommandations et les commentaires. | 1. Pointez sur «Ajouter ou supprimer des étiquettes».
2. Dans le menu déroulant «Autres actions», pointez sur «Suivre».
3. Cliquez sur «Recommander».
4. Cliquez sur l'onglet «Commentaires». |
1.13 | Si la fonction a été définie sur le serveur et activée par le propriétaire de la communauté, les membres peuvent utiliser les types de documents qui représentent les propriétés associées à un fichier. | 1. Dans le widget «Bibliothèque», cliquez sur le bouton «Actions pour».
2. Cliquez sur «Editer».
3. Pointez sur la zone «Types de document». |
1.14 | Le type de document par défaut est appliqué à tous les fichiers téléchargés vers la bibliothèque à moins qu'un autre type de document soit choisi. | 1. Pointez sur la zone «Type de document par défaut».
2. Cliquez sur «Modifier».
3. Sélectionnez le type de document souhaité.
4. Cliquez sur «OK». |
1.15 | Si des types de documents sont utilisés activement dans la communauté, le propriétaire de cette communauté peut permettre aux propriétaires et éditeurs de fichiers de changer le type de document par défaut. | 1. Sélectionnez la case à cocher «Autoriser les membres à modifier le type de document des fichiers ajoutés à ce widget de bibliothèque».
2. Cliquez sur «Enregistrer». |
1.16 | Par la suite, cela vous permet de situer plus facilement des documents pertinents. | 1. Montrez le téléchargement d'un document vers la bibliothèque. |
1.17 | Par exemple, si vous souhaitez rechercher tous les types de document «Funding Contract» avec la propriété «Group Sponsorship». | 1. Sur la page «Accueil», faites une recherche pour le mot «Contract». |
1.18 | Dans les résultats de votre recherche, cliquez sur le type de document «Funding Contract», puis ajoutez la propriété «Group Sponsorship» pour affiner la recherche. | 1. Dans les résultats de la recherche, cliquez sur le type de document «Funding Contract».
2. Cliquez sur «Ajouter une propriété», dans le volet de gauche.
3. Depuis le menu déroulant «Propriété», sélectionnez «Funding Type».
4. Depuis le deuxième menu déroulant, sélectionnez «Group Sponsorship».
5. Cliquez sur «Appliquer». |
Améliorations apportées à IBM Connections 4.5 uniquement
Étape | Sous-titrage | Action à l'écran |
2.1 | Dans IBM Connections 4.5, vous pouvez recommander des mises à jour de statut, par exemple, au sein d'une communauté. | 1. Démarrez sur la page «Mises à jour de statut» d'une communauté.
2. Cliquez sur l'option «Recommander» d'un commentaire. |
2.2 | Vous pouvez aussi recommander des sujets de forum et maintenant trier une liste de sujets de forum par le nombre de recommandations. Cela vous permet d'identifier le contenu et les fils de discussion les plus populaires. | 1. Accédez à «Forums» dans la communauté.
2. L'onglet «Sujets» du forum de la communauté est affiché.
3. L'option de tri «Recommandations» est surlignée. |
2.3 | Utilisez les @Mentions dans vos mises à jour de statut pour partager des nouvelles directement avec des collègues spécifiques. D'autres utilisateurs peuvent aussi mettre à jour le fil et participer à une conversation. | 1. Depuis la page «Accueil», ouvrez la page «Mises à jour de statut».
2. Dans le champ «Sur quel sujet travaillez-vous ?» saisissez une @mention.
3. Cliquez sur «Poster». |
2.4 | La vue @Mentions permet de consulter rapidement les messages qui vous sont adressés. | 1. Dans le volet de navigation, cliquez sur «@Mentions». |
2.5 | Les utilisateurs peuvent maintenant gérer des idées plus efficacement, du concept à la production, en utilisant des blogues d'échange d'idées. | 1. Démarrez sur la page «Présentation» d'une communauté.
2. Cliquez sur «Blogue d'échange d'idées» dans le volet de navigation. |
2.6 | Affichez les idées ouvertes qui sont toujours disponibles au vote. | 1. Cliquez sur «Idées ouvertes» dans le volet de navigation. |
2.7 | Marquez une idée comme doublon et fusionnez ses votes avec l'idée originale correspondante. Cela vous permet de réduire le nombre d'idées soumises et de rassembler les votes d'une idée au même endroit. | 1. Cliquez sur une idée.
2. Dans le menu déroulant «Autres actions», sélectionnez «Marquer comme doublon».
3. Dans le champ «Rechercher l'idée en double», saisissez l'idée en double.
4. Cliquez sur «Enregistrer».
5. Cliquez sur «OK». |
2.8 | Exportez les idées du blogue d'échange d'idées de votre communauté vers un fichier. | 1. Cliquez sur «Actions du blogue d'échange d'idées».
2. Cliquez sur «Exporter des idées».
3. Sélectionnez «Enregistrer le fichier».
4. Pointez sur «OK». |
2.9 | Par défaut, les idées sont maintenant triées par date de création plutôt que par nombre de votes. | 1. Dans la zone «Trier par», pointez sur «Date». |
2.10 | De nouvelles améliorations ont été aussi apportées à l'application «Activités». | 1. Démarrez à partir de la page «Mes activités».
2. Cliquez sur une activité. |
2.11 | Lorsque vous modifiez une activité, une entrée ou une tâche, vous pouvez ajouter des zones personnalisées comme un lien vers un fichier ou dossier. | 1. Cliquez sur une entrée.
2. Cliquez sur «Editer».
3. Cliquez sur «Ajouter des zones personnalisées».
4. Pointez sur les options.
5. Cliquez sur «Lien vers un fichier».
6. Sélectionnez le fichier vers lequel pointer.
7. Cliquez sur «OK». |
2.12 | Vous pouvez aussi joindre un fichier à une activité, une entrée ou une tâche. | 1. Cliquez sur «Joindre un fichier».
2. Pointez sur «Parcourir». |
Conclusion
Étape | Sous-titrage | Action à l'écran |
3.1 | Donc, commencez à vous livrer à la puissance du Social Business avec IBM Connections et IBM Connections Content Manager 4.5. | 1. Une image de diapositive est affichée. |
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