Duration 6:06 | Contains audio
This video demonstrates how to use Libraries in IBM Connections 4.5 with the Connections Content Manager add-on.
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Table 1. Welcome

Step	Caption	On-screen action
1.1	Library is a new feature available in IBM Connections 4.5 with the Connections Content Manager add-on.	1. A community library is displayed.
1.2	With Libraries for Communities, you can share content across teams and the broader organization while keeping information appropriately organized, managed, and secure.	1. Show the features of libraries - versioning, access control, file checkin/checkout, drafts/approvals, and rich social features such as tagging, @mentions, following, liking, and commenting.
1.3	So let's look at how to create a library and the benefits of using one!	1. Click Library in the navigation pane of a community.

Creating a Library

Step	Caption	On-screen action
2.1	Community members with Owner access can create a community library using the new Library widget.	1. Start from the Overview page of a community. 2. Click the Community Actions drop-down. 3. Click Customize. 4. Click Library. 5. Click Close Palette. 6. Position on the Library widget.
2.2	Multiple libraries can be created within one community.	1. Highlight multiple libraries in the navigation pane.
2.3	After creating a library, you can start uploading files.	1. Click Add Your First File. 2. Click Browse. 3. Select the file to upload. 4. Click Open. 5. Click Check In.

Assigning Roles to Community Members

Step	Caption	On-screen action
3.1	A community owner can edit a library's name and settings, and select library roles for community members.	1. Start from the Overview page of a community. 2. Click the Actions For button on the Library widget. 3. Click Edit.
3.2	Readers can view files and folders.	1. In the Roles area, position on Reader.
3.3	Contributors can upload files and maintain Editor access on files they have added. This is the default role.	1. Position on Contributor.
3.4	And Editors can upload and edit all files and folders.	1. Position on Editor.
3.5	While community owners can set library-wide permissions, individual members can change how their own files and folders are shared.	1. Click the appropriate file in the library. 2. From the More Actions drop-down, click Share. 3. Add an Editor. 4. Click OK. 5. Click the Sharing tab.
3.6	A community owner can also edit library settings to require that all new and updated files be reviewed and approved by specific users or groups before the files are published to the library. By default, draft review is not enabled for a library.	1. Start from the Edit Library Settings page. 2. In the Draft Review area, position on the Do Not Require Review radio button.
3.7	When draft review is not enabled, community members can either publish files or save draft files in the library.	1. Start from a community library. 2. Click Upload A File. 3. The Check In and Save As Draft options are highlighted.
3.8	When a file is published, it is visible to all community members.	1. Position on Check In.
3.9	When a file is saved as draft, it is visible only to the author who is uploading the file unless the author submits the draft file to a community member for approval prior to publishing and sharing with the community.	1. Position on Save As Draft. 2. Upload a file as a draft. 3. Position on the Draft label.
3.10	To share the draft file with other community members, the author must check in the file.	1. Open the appropriate draft. 2. Click Check In.
3.11	Community owners choose the default sharing setting for the entire library, but individual members can change the setting for their own files and folders.	1. Click the Sharing tab. 2. Position on the Sharing Is Set By The Library message. 3. Click the Change Sharing On link. 4. Make the appropriate change. 5. Click OK.
3.12	When draft review is enabled, the file owner can select reviewers, which can be specific people or all community owners.	1. Start from the Edit Library Settings page. 2. Select the Require Review radio button. 3. Position on the Add Reviewers field. 4. Position on the Add All Community Owners As Reviewers link. 5. Add two reviewers.

Using Document Types

Step	Caption	On-screen action
4.1	If defined on the server and enabled by the community owner, members can use document types, which are properties associated with a file.	1. On the Library widget, position on the Document Types area.
4.2	The default document type is applied to all files uploaded to the library unless a different document type is chosen.	1. Position on the Default Document Type area. 2. Click Change. 3. Select the appropriate document type. 4. Click OK.
4.3	If Document Types are actively used in the community, the community owner can allow file owners and editors to change the default Document Type.	1. Select the Allow Members To Change The Document Type On Files Added To This Library widget check box. 2. Click Save.
4.4	This makes it easier to find relevant documents later on.	1. Show uploading a document. 2. In the Upload File window, position on the document type and a document type property.
4.5	For example, suppose you want to search for all Funding Contract document types with the Group Sponsorship property.	1. On the Home page, search for "contract".
4.6	In your search results, click the Funding Contract document type, then add the Group Sponsorship property to further refine the search.	1. In the search results, click the Funding Contract document type. 2. Click Add Property in the left pane. 3. From the Property drop-down, select Funding Type. 4. From the next drop-down, select Group Sponsorship. 5. Click Apply.

Adding Files to a Library

Step	Caption	On-screen action
5.1	When community members are assigned the Editor or Contributor role for the library, they can upload files to the library.	1. Start from a library. 2. Click Upload A File. 3. Click Browse. 4. Select the file to be uploaded. 5. Click Open. 6. Click Check In.
5.2	Editors and Contributors can also create a folder and upload files to that folder.	1. Click New Folder. 2. Enter the appropriate name and description for the folder. 3. Click OK.
5.3	They can also change the sharing settings for the folder, and edit the folder name and description.	1. Click the folder. 2. Click the More Actions drop-down.

Getting Social: Tag, Follow, Like, and Comment

Step	Caption	On-screen action
6.1	Rich social features can improve content quality through enhanced feedback and collaboration. These social features include tagging, following, liking, and commenting.	1. Start from a library. 2. Click a file in the library. 3. Click the More Actions button. 4. Follow, Add Or Remove Tags, Like, and the Comments tab are highlighted.
6.2	Updates from a library display in the community activity stream, and the I'm Following view displays updates for files and people you are following.	1. Open the appropriate file. 2. From the More Actions drop-down, click Follow. 3. The I'm Following view is displayed.
6.3	The Discover view also displays library updates for public files. Here, you can discover what people are sharing and make new connections.	1. The Discover view is displayed.

Creating, Sharing, Reviewing, and Publishing Documents

Step	Caption	On-screen action
7.1	With draft review enabled, all uploaded files are saved as drafts.	1. Start from a community library. 2. Click Upload A File. 3. Click Browse. 4. Select the appropriate file. 5. Click Open. 6. Click Save As Draft.
7.2	When a draft is submitted for review, reviewers can approve or reject the document.	1. Click the draft file. 2. Click Submit For Review. 3. Click Submit. 4. Position on Review In Progress.
7.3	If all reviewers approve the draft, it is published to the library.	1. The reviewer's view for the draft is displayed. 2. Position on Approve.
7.4	If the draft is rejected, the file's owner can stop the review, revise the content, and resubmit an updated version.	1. Click Reject. 2. Click Reject. 3. The file owner's view for the rejected draft is displayed. 4. The Stop Review option is highlighted.

Conclusion

Step	Caption	On-screen action
8.1	So start managing and sharing content across your organization using Libraries today!	1. A community library is displayed.

Tableau 1. Bienvenue

Utiliser des bibliothèques dans IBM Connections 4.5

Cette vidéo montre comment utiliser des bibliothèques dans IBM Connections 4.5 avec le complément Connections Content.

Étape	Sous-titrage	Action à l'écran
1.1	«Bibliothèque» est une nouvelle fonctionnalité disponible dans IBM Connections 4.5 si le module complémentaire Content Manager Connections est déployé.	1. Une bibliothèque de communauté est affichée.
1.2	Avec les bibliothèques de communauté, vous pouvez partager du contenu avec des équipes et l'ensemble d'une organisation, tout en maintenant vos informations bien organisées, gérées et sécurisées.	1. Montrez les fonctionnalités des bibliothèques - Gestion des versions, contrôle d'accès, restitution/réservation de fichier, brouillons/approbations, et les riches fonctionnalités sociales telles que l'étiquetage, les @Mentions, la fonction de suivi, l'option «Recommander» et le partage de commentaires.
1.3	Voyons donc comment créer une bibliothèque et quels en sont les avantages !	1. Dans le volet de navigation d'une communauté, cliquez sur «Bibliothèque».

Créer une bibliothèque

Étape	Sous-titrage	Action à l'écran
2.1	Les membres de communauté avec les droits d'accès «Auteur» peuvent créer une bibliothèque de communauté en utilisant le nouveau widget «Bibliothèque».	1. Démarrez sur la page «Présentation» d'une communauté. 2. Cliquez sur le menu déroulant «Actions de la communauté». 3. Cliquez sur «Personnaliser». 4. Cliquez sur «Bibliothèque». 5. Cliquez sur «Fermer la palette». 6. Pointez sur le widget «Bibliothèque».
2.2	Plusieurs bibliothèques peuvent être créées au sein d'une communauté.	1. Surlignez plusieurs bibliothèques dans le volet de navigation.
2.3	Après avoir créé une bibliothèque, vous pouvez commencer le téléchargement de fichiers.	1. Cliquez sur «Ajouter votre premier fichier». 2. Cliquez sur «Parcourir». 3. Sélectionnez le fichier à télécharger. 4. Cliquez sur «Ouvrir». 5. Cliquez sur «Restituer».

Affecter des rôles aux membres de communauté

Étape	Sous-titrage	Action à l'écran
3.1	Le propriétaire d'une communauté peut modifier le nom et les paramètres d'une bibliothèque ainsi que spécifier les rôles des membres de la communauté au sein de cette bibliothèque.	1. Démarrez sur la page «Présentation» d'une communauté. 2. Dans le widget «Bibliothèque», cliquez sur le bouton «Actions pour». 3. Cliquez sur «Editer».
3.2	Les lecteurs peuvent consulter des fichiers et des dossiers.	1. Dans la zone «Rôles», pointez sur «Lecteur».
3.3	Les collaborateurs peuvent télécharger des fichiers et gérer l'accès «Editeur» aux fichiers qu'ils ont ajoutés. Ce rôle est celui défini par défaut.	1. Pointez sur «Collaborateur».
3.4	Et, les éditeurs peuvent télécharger et modifier tous les fichiers et dossiers.	1. Pointez sur «Editeur».
3.5	Alors que les propriétaires de communauté peuvent définir les autorisations pour l'ensemble d'une bibliothèque, les membres individuels peuvent uniquement changer la façon dont leurs propres fichiers et dossiers sont partagés.	1. Cliquez sur un fichier dans la bibliothèque. 2. Dans le menu déroulant «Autres actions», cliquez sur «Partager». 3. Ajoutez un éditeur. 4. Cliquez sur «OK». 5. Cliquez sur l'onglet «Partage».
3.6	Un propriétaire de communauté peut également modifier les paramètres d'une bibliothèque afin d'exiger que tous les fichiers nouveaux et modifiés soient révisés et approuvés par des utilisateurs ou des groupes spécifiques avant de les publier dans la bibliothèque. La révision de brouillon n'est pas activée par défaut dans une bibliothèque.	1. Démarrez sur la page «Editer les paramètres de bibliothèque». 2. Dans la zone «Révision de brouillon», pointez sur le bouton d'option «Aucune révision requise».
3.7	Lorsque la révision de brouillon est activée, les membres d'une communauté peuvent publier des fichiers ou enregistrer des brouillons dans la bibliothèque.	1. Démarrez dans une bibliothèque de communauté. 2. Cliquez sur «Envoyer un fichier par téléchargement». 3. Les options «Restituer» et «Enregistrer en tant que brouillon» sont surlignées.
3.8	Quand un fichier est publié, il est visible par tous les membres de la communauté.	1. Pointez sur «Restituer».
3.9	Quand un fichier est enregistré en tant que brouillon, il est visible uniquement par l'auteur qui le télécharge, à moins qu'il soit soumis à un membre de la communauté pour approbation avant sa publication et son partage avec la communauté.	1. Pointez sur «Enregistrer en tant que brouillon». 2. Chargez un fichier en tant que brouillon. 3. Pointez sur l'étiquette «Brouillon».
3.10	Pour partager le fichier brouillon avec d'autres membres de la communauté, son auteur doit le restituer.	1. Ouvrez un fichier brouillon. 2. Cliquez sur «Restituer».
3.11	Les propriétaires de communauté choisissent le paramètre de partage par défaut pour l'ensemble de la bibliothèque, mais les membres individuels peuvent uniquement modifier celui de leurs propres fichiers et dossiers.	1. Cliquez sur l'onglet «Partage». 2. Pointez sur le message «Le partage est défini par la bibliothèque». 3. Cliquez sur le lien «Modifier le partage sur». 4. Faites les changements souhaités. 5. Cliquez sur «OK».
3.12	Quand la révision de brouillon est activée, le propriétaire d'un fichier peut sélectionner des personnes spécifiques ou tous les propriétaires de la communauté comme réviseurs.	1. Démarrez sur la page «Editer les paramètres de bibliothèque». 2. Sélectionnez le bouton d'option «Révision requise». 3. Pointez sur le champ «Ajouter des réviseurs». 4. Pointez sur le lien «Ajouter tous les propriétaires de communauté en tant que réviseurs». 5. Ajoutez deux réviseurs.

Utiliser des types de document

Étape	Sous-titrage	Action à l'écran
4.1	Si la fonction a été définie sur le serveur et activée par le propriétaire de la communauté, les membres peuvent utiliser les types de documents qui représentent les propriétés associées à un fichier.	1. Dans le widget «Bibliothèque», pointez sur la zone «Types de document».
4.2	Le type de document par défaut est appliqué à tous les fichiers téléchargés dans la bibliothèque à moins qu'un autre type de document soit choisi.	1. Pointez sur la zone «Type de document par défaut». 2. Cliquez sur «Modifier». 3. Sélectionnez le type de document souhaité. 4. Cliquez sur «OK».
4.3	Si des types de documents sont utilisés activement dans la communauté, le propriétaire de cette communauté peut permettre aux propriétaires et éditeurs de fichiers de changer le type de document par défaut.	1. Sélectionnez la case à cocher «Autoriser les membres à modifier le type de document des fichiers ajoutés à ce widget de bibliothèque». 2. Cliquez sur «Enregistrer».
4.4	Par la suite, cela vous permet de situer plus facilement des documents pertinents.	1. Montrez le téléchargement d'un document. 2. Dans la fenêtre «Envoyer un fichier par téléchargement», pointez sur le type de document et sur une propriété du type de document.
4.5	Par exemple, si vous souhaitez rechercher tous les types de document «Funding Contract» avec la propriété «Group Sponsorship».	1. Sur la page «Accueil», faites une recherche pour le mot «Contract».
4.6	Dans les résultats de votre recherche, cliquez sur le type de document «Funding Contract», puis ajoutez la propriété «Group Sponsorship» pour affiner la recherche.	1. Dans les résultats de la recherche, cliquez sur le type de document «Funding Contract». 2. Cliquez sur «Ajouter une propriété», dans le volet de gauche. 3. Depuis le menu déroulant «Propriété», sélectionnez «Funding Type». 4. Depuis le deuxième menu déroulant, sélectionnez «Group Sponsorship». 5. Cliquez sur «Appliquer».

Ajouter des fichiers à une bibliothèque

Étape	Sous-titrage	Action à l'écran
5.1	Lorsque le rôle «Editeur» ou «Collaborateur› est affecté aux membres d'une communauté, ces derniers peuvent télécharger des fichiers vers la bibliothèque.	1. Démarrez dans une bibliothèque. 2. Cliquez sur «Envoyer un fichier par téléchargement». 3. Cliquez sur «Parcourir». 4. Sélectionnez le fichier à télécharger. 5. Cliquez sur «Ouvrir». 6. Cliquez sur «Restituer».
5.2	Les éditeurs et collaborateurs peuvent aussi créer un dossier et télécharger des fichiers vers ce dossier.	1. Cliquez sur «Nouveau dossier». 2. Saisissez un nom et une description pour le dossier. 3. Cliquez sur «OK».
5.3	Ils peuvent aussi changer les paramètres de partage ainsi que le nom et la description du dossier.	1. Cliquez sur le dossier. 2. Cliquez sur le menu déroulant «Autres actions».

Devenir social : Etiqueter, suivre, recommander, et commenter

Étape	Sous-titrage	Action à l'écran
6.1	Les riches fonctionnalités de réseau social peuvent améliorer la qualité du contenu grâce à une rétroaction et une collaboration améliorées. Ces fonctionnalités sociales incluent l'étiquetage, le suivi, les recommandations et les commentaires.	1. Démarrez dans une bibliothèque. 2. Cliquez sur un fichier dans la bibliothèque. 3. Cliquez sur le bouton «Autres actions». 4. Les options «Suivre», «Ajouter ou supprimer des étiquettes», «Recommander» et l'onglet «Commentaires» sont surlignés.
6.2	Les mises à jour de bibliothèque s'affichent dans le flux d'activités de la communauté et la vue «Personnes et contenu suivis» affiche des mises à jour pour les fichiers ou personnes dont vous faites le suivi.	1. Ouvrez un fichier. 2. Dans le menu déroulant «Autres actions», cliquez sur «Suivre». 3. La vue «Personnes et contenu suivis» est affichée.
6.3	La vue «Découvrir» affiche aussi les mises à jour de bibliothèque pour les fichiers publics. Ici, vous pouvez découvrir ce que les autres personnes partagent et établir de nouvelles connexions.	1. La vue «Découvrir» est affichée.

Créer, partager, réviser et publier des documents

Étape	Sous-titrage	Action à l'écran
7.1	Avec la révision de brouillon activée, tous les fichiers téléchargés sont enregistrés en tant que brouillons.	1. Démarrez dans une bibliothèque de communauté. 2. Cliquez sur «Envoyer un fichier par téléchargement». 3. Cliquez sur «Parcourir». 4. Sélectionnez le fichier à ajouter. 5. Cliquez sur «Ouvrir». 6. Cliquez sur «Enregistrer en tant que brouillon».
7.2	Quand un brouillon est soumis pour une révision, les réviseurs peuvent approuver ou rejeter le document.	1. Cliquez sur le fichier brouillon. 2. Cliquez sur «Soumettre pour révision». 3. Cliquez sur «Soumettre». 4. Pointez sur «Brouillon en révision».
7.3	Si tous les réviseurs approuvent le brouillon, le fichier est alors publié dans la bibliothèque.	1. Le brouillon est affiché dans la vue du réviseur. 2. Pointez sur «Approuver».
7.4	Si le brouillon est rejeté, le propriétaire du fichier peut en arrêter la révision, réviser son contenu, et soumettre une version mise à jour.	1. Cliquez sur «Rejeter». 2. Cliquez sur «Rejeter». 3. Le brouillon rejeté est affiché dans la vue du propriétaire. 4. L'option «Arrêter la révision» est surlignée.

Conclusion

Étape	Sous-titrage	Action à l'écran
8.1	Pour commencer à gérer et partager du contenu sur l'ensemble de votre organisation, utilisez les bibliothèques dès aujourd'hui !	1. Une bibliothèque de communauté est affichée.